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Mia Casa : un hackathon à distance pour la Communauté de Communes Val Guiers

Mia Casa : un hackathon à distance pour la Communauté de Communes Val Guiers

Dans le cadre du projet européen Interreg Alcotra Piter Graies Lab, en 2019, nous organisions l’événement Presto, un hackathon sur la problématique de la mobilité en milieu rural et montagneux pour la Communauté de Communes Cœur de Savoie.

C’est dans le cadre de ce même projet que la Communauté de Communes Val Guiers nous a fait confiance pour organiser un hackathon virtuel sur la problématique sociale du maintien à domicile.

Le Brief

Nombreux sont les territoires de zones rurales ou montagneuses confrontés aux problématiques du maintien à domicile des personnes âgées et en situation de dépendance.

Notre mission : accompagner les équipes de la Communauté de Communes Val Guiers dans la conceptualisation, la communication et l’organisation d’un événement virtuel et collaboratif pour faire émerger des solutions autour de cette problématique.

Mia Casa en bref

  • 8 participants répartis en 2 équipes
  • 10 spectateurs institutionnels pour l’ouverture et la clôture de l’événement
  • 5 matinées de travail en équipe 100% en ligne
  • 5 coachs
  • 5 membres du jury

Un format propice à la construction collective inspiré du hackathon.

Le hackathon est un marathon créatif et collaboratif dans lequel des participants forment des équipes pour faire émerger des solutions sur une thématique dans un temps donné.

Organiser un hackathon permet de créer une atmosphère propice à la créativité et au partage entre les participants. Les événements de type hackathon ont déjà fait leurs preuves pour faire émerger des solutions de manière collective et rapide.

L’adaptation 100% en ligne du hackathon

Comment réussir un hackathon à distance ? Tel était le vrai pari. Peut-on recréer l’esprit de partage, de créativité et de convivialité d’un hackathon en présentiel ? La réponse est oui !

La plateforme pour organiser un événement virtuel

Côté technique, nous avons choisi une plateforme spéciale de visioconférence. Nous avons modélisé des espaces virtuels qui permettent à chaque équipe de se retrouver comme dans des salles de travail.

Les coachs et organisateurs pouvaient se déplacer librement dans les salles des équipes ou se retrouver dans une salle dédiée pour débriefer.

Au début et à la fin de chaque session de travail l’ensemble des participants se retrouvaient dans une salle commune.

Les temps du hackathon à distance

Le choix de 5 sessions allant de 2h à 3h s’est imposé pour que chaque participant puisse organiser son temps de travail personnel. Nous devions aussi prendre en compte la fatigue que peut engendrer un événement en ligne.

Lors de l’ouverture, les règles du hackathon à distance sont posées et les équipes font connaissance. Un diagnostic du territoire réalisé et présenté par Villes Vivantes est communiqué aux participants comme base de travail pour la suite de l’événement.

Pendant les matinées de travail, les équipes se retrouvent en ligne pour faire évoluer leur projet et préparer leurs présentations finales.

Des coachs aux différents domaines d’expertises apportent aux équipes des clés pour s’organiser, développer leur projet et préparer leur présentation finale.

Durant la clôture de l’événement en ligne, ouverte au public, les équipes ont 5 minutes pour présenter leur projet devant le jury, qui les questionne ensuite pendant 5 minutes. À la suite de quoi, le jury délibère et décide du projet lauréat qui sera accompagné pour être concrétisé.

L’importance des « temps off » dans un hackathon virtuel

La réussite d’un hackathon à distance ne tient pas qu’à 5 matinées de travail en équipe. Pour créer la cohésion entre les participants et les coachs, des temps d’animations de groupe et d’échanges moins formels sont importants.

Une communication 100% digitale

Qui dit événement transfrontalier, dit bilingue ! La totalité de la communication devait par conséquent être adaptée au public italien.

C’est dans cet état d’esprit que nous avons fait le choix du patronyme « Mia Casa » pour l’événement. Un nom qui évoque le thème de l’événement et permet la compréhension pour tous les publics.

 

Pour assurer la fréquentation du hackathon virtuel, nous avons déployé une stratégie de communication :

  • sur les réseaux sociaux existants de notre client
  • par l’envoi d’emailings ciblés

L’aftermovie, témoin de la réussite de l’événement

Même en ligne, on joue les prolongations !

On fait durer un peu le plaisir avec la réalisation d’un aftermovie : témoin de la réussite de l’événement.

Réaliser l’aftermovie d’un événement prolonge la communication et renforce les retombées de l’événement.

5 matinées plus tard, chaque participant derrière son ordinateur témoigne d’une expérience enrichissante, faite de découverte et d’échanges. Découvrez leur témoignage…